Wer journalistisch arbeitet, landet schneller in Medien-Datenbanken, als einem lieb ist. Das bringt Sichtbarkeit, aber eben auch irrelevante Pitches, aggressive PR-Mails und manchmal erstaunlich gut zugeschnittene Scam-Versuche.
Schritt 1 – mit Incogni die breite Datenlage ausdünnen
Der erste Schritt ist für mich ein Dienst wie Incogni. Solche Services nehmen dir einen Teil der Routinearbeit ab und kümmern sich um Datenbroker, People-Search-Seiten und ähnliche Quellen, über die sich personenbezogene Daten verbreiten. Das löst nicht das gesamte PR-Problem, aber es reduziert die allgemeine Sichtbarkeit deiner Daten an den Stellen, an denen sie massenhaft gesammelt und weiterverkauft werden.
Praktisch ist das vor allem dann, wenn du nicht nur unter PR-Mails leidest, sondern generell unter Datenmüll im Netz. Wichtig ist nur die Erwartungshaltung: Ein solcher Dienst ist die Grundreinigung, nicht die komplette Lösung. Wer in Medien-Datenbanken gelistet ist, muss den zweiten Schritt meist trotzdem manuell angehen.
Anmerkung: Der Incogni Link ist ein Affilate Link.
Schritt 2 – die relevanten Medien-Datenbanken direkt anschreiben
Der wirksamere Teil ist mühsamer, aber meist deutlich gezielter. Du schreibst die Anbieter an, die Journalist:innenprofile, Medienkontakte oder Outreach-Datenbanken betreiben. Dort geht es nicht nur um Löschung, sondern auch um eine dauerhafte Kennzeichnung als “do not contact”, “suppressed” oder “opted out”. Genau dieser Zusatz ist wichtig, weil ein rein gelöschtes Profil später unter Umständen wieder auftauchen kann.
Wenn du wenig Zeit hast, beginne mit Cision beziehungsweise Gorkana, Muck Rack und Meltwater. Das sind aus meiner Sicht die wichtigsten Kandidaten. Danach arbeitest du die restlichen Anbieter ab. Entscheidend ist, dass du nicht nur um Entfernung aus einem sichtbaren Profil bittest, sondern ausdrücklich auch um Sperrung in internen Spiegel-Datenbanken, regionalen Ablegern, Reseller-Systemen und ähnlichen Strukturen.
Die wichtigsten Anlaufstellen sind diese:
- Cision / Gorkana: privacy@cision.com
- Muck Rack: hello@muckrack.com, privacy@muckrack.com
- Meltwater: journalists@meltwater.com
- Agility PR Solutions: legal@agilitypr.com
- Anewstip: support@anewstip.com
- Prowly: privacy@prowly.com
- Onclusive PR Manager: offizielles Data Protection / Opt-out-Formular
- Propel: privacy@propelmypr.com
- Qwoted: support@qwoted.com, qwoted@datarep.com
- Press Ranger: offizielles Data Subject Request-Formular
- Notified / GlobeNewswire: privacy@notified.com, legal@notified.com
- Roxhill: Kontaktformular mit ausdrücklichem GDPR-Löschbegehren
Was du in der Anfrage klar verlangen solltest
Viele Anfragen scheitern nicht daran, dass sie unberechtigt wären, sondern daran, dass sie zu weich formuliert sind. “Bitte nehmt mich aus eurem Newsletter” ist etwas ganz anderes als “Löscht mein Profil aus allen journalistischen Datenbanken und markiert mich plattformweit als nicht kontaktierbar”. Du willst nicht nur aus einem Verteiler verschwinden, sondern aus der Verwertungslogik dahinter.
Wichtig ist außerdem, dass du neben Löschung auch Widerspruch gegen weitere Verarbeitung verlangst. Sonst kann es passieren, dass deine Daten zwar an einer Stelle verschwinden, an anderer Stelle aber weiter angereichert, getrackt oder erneut eingespeist werden. Gerade im PR-Umfeld ist es sinnvoll, Begriffe wie Profiling, Enrichment, Tracking, Monitoring und Database Resale ausdrücklich zu nennen.
Dafür reicht meist ein solides, sachliches Template. So würde ich es aufsetzen:
Hello,
I am requesting the following with regard to any personal data, journalist profile, media profile, contact profile, outreach profile, or related records you hold about me:
Delete my personal data from your systems, databases, media lists, journalist databases, CRM systems, and any related products or services.
Remove my profile from any media or journalist database you provide to clients, partners, affiliates, or resellers.
Mark my details as "do not contact", "suppressed", "opted out", or the equivalent in all relevant systems, so I am not re-added or contacted again.
Stop any profiling, enrichment, tracking, monitoring, or processing of my data for PR outreach, media targeting, marketing, or database resale purposes.
Do not share, sell, license, or otherwise distribute my data to any third party.
Apply this request across all regional entities, mirror databases, affiliates, subprocessors, and backup systems where applicable.
Please also confirm in writing:
what personal data you held about me,
the source of that data,
whether it was shared with any third parties,
and that deletion/suppression has been completed.
This request is made under GDPR / UK GDPR data subject rights, including the right to erasure and the right to object to processing.
My details are:
Full name: [your name]
Email address(es): [your email address]
Location: [Austria / Germany]
If you need to verify my identity, please let me know the minimum information required for that purpose.
Please confirm receipt of this request and completion within the applicable legal timeframe.
Regards,
[Name]Was das realistisch bringt und was nicht
Dieser Ablauf ist kein magischer Schutzschirm. Er wird keine alten Leaks ungeschehen machen, keine bereits exportierten CSV-Listen aus der Welt schaffen und keine professionellen Scammer davon abhalten, andere Wege zu suchen. Aber er kann zwei Dinge sehr zuverlässig verbessern: erstens die Zahl legitimer, aber irrelevanter PR-Kontakte senken, und zweitens die Menge an frei zirkulierenden Profildaten reduzieren, die später für fragwürdige Ansprache genutzt werden.
In der Praxis ist das oft schon viel wert. Weniger Müll im Postfach bedeutet weniger Fehlalarme, weniger Zeitverlust und ein besseres Gefühl dafür, welche Mails man überhaupt noch ernst nehmen sollte.
Ich würde das Thema nicht emotional, sondern operativ angehen. Erst eine Grundreinigung mit einem Dienst wie Incogni. Danach die wichtigsten Medien-Datenbanken manuell anschreiben. Dann eine lokale Dokumentation anlegen, idealerweise mit Datum, Ansprechpartner, Status und Antwort.
